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書類の保管とメールアーカイブの必要性

書類を管理することはプライベートの生活であっても仕事であっても不可避になることは多く、納税のための証拠書類を残したり、契約書をとっておいたりすることは必要になることが多いでしょう。そういった重要書類は種類によっては数年間の保管が義務付けられていたり、契約の内容によって契約期間中は保管を続けなければならないと取り決めていたりすることがよくあります。こういった場面で書面主義が通されていた時代は長く続いていました。しかし、最近ではメールも書面として認められるようになってきていることから、重要な証拠書類となるメールを保管しておくことが必要になってきています。大量のメールを日々受け取っている人にとってメール管理は大きな仕事となってしまうものですが、その中でうっかり重要書類を削除してしまうと取り返しの付かないことになってしまうのも事実です。メールが書面として認められて活用されるようになっている時代だからこそ必要性が高まっているのがメールアーカイブです。メールソフトについている機能の一つであるメールアーカイブを利用していくことでこの問題を解決することができます。その意味と必要性について理解をしておきましょう。

書類を保管するようにしてメールを簡単に保管できるようにすることは重要なことになっています。しかし、実際にメールボックスに届いたメールを間違って消してしまわないように別のフォルダに移しておくという作業は意外に手間がかかります。また、保管期間が定められている書類の場合には定期的に削除をするのが手間になってしまうでしょう。そのときに役に立つのがメールアーカイブです。メールアーカイブは保管を目的とした機能であり、通常使用しているメールボックスとは別の場所に保存しておくことによって保管を自動的に行ってくれる機能です。保管が必要なメールが届いた際にはワンクリックでアーカイブに保存するようにできているメールソフトが多くなっています。そのため、必要を感じたら簡単に保管に回すことが可能であり、必要時にはアーカイブされているメールを表示させる機能を利用することで簡単に探すことができます。その必要性を高めているのは間違えて消してしまうリスクを下げられる点に加えて、保管不要になった際の削除も簡単にできる点です。保管するメールだけをまとめてあるため、その限られた中から削除すべきメールを選べば良いからであり、膨大な数のメールを利用する今日だからこそ必要性が高い機能となっています。

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最終更新日:2016/10/21