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メール容量を考えて利用するメールアーカイブ

メールによるやり取りは日常生活でもビジネスでも頻繁に行われるようになりました。通信速度が向上したことを受けて数MBもあるような大きなファイルを送受信することも多くなってきています。その結果としてメールボックスには山のようなメールが溜まり、一つ一つのメールの大きさも膨大になってしまうことがよくあります。ハードディスクもサイズが大きくなってきているとはいえ、毎日何十通というメールを送受信している人にとってメールボックス容量が気にかかってしまうことはよくあります。また、フリーメールを利用している場合には数GB程度の容量制限があることから、定期的に整理をしていかないと受診日時が古いメールから削除されて行ったり、新しいメールが受信できなくなってしまったりすることもあります。しかし、重要なメールが多い場合には安易に削除してしまうこともできず、どのように管理していったら良いかで悩んでしまうこともあるでしょう。そのときに役立つ機能として利用してみると良いのがメールアーカイブです。メールアーカイブを利用することによって普段は読むことのない重要なメールの容量を削減して保管しておくことができるようになります。

メール容量が問題になってしまっているときにはメールアーカイブを利用することによって解決をできる可能性があります。メールアーカイブはメールを一時的に保管するときに使用することがもともとの目的として付加されている機能であり、ほとんどのメールソフトには常備されています。これは該当するメールをメールボックスから見た目の上では削除することができる機能として理解されてしまっていることもありますが、基本的には普段は閲覧することはないメールを別に保存しておくという選択をするための機能です。メールアーカイブとしたものは普段は閲覧しないという意味合いを持つため、メールデータとして圧縮して容量を無駄にとってしまわない処理をしてくれるのが一般的になっています。そのため、添付ファイルなどによって膨大になってしまっているメールサイズを小さくして保存することができるのです。メールソフトによっては圧縮を行わないものもあるので注意が必要ですが、概して圧縮を行う機能が標準となっていることから、しばらくは読む必要のない重要なメールを保管するためにメールアーカイブを利用していくと容量を削減しつつ、メールを削除せずに済ませることができるのです。

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