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メールアーカイブの意味と他の類似機能との違い

メールを利用していると機能の一つとしてメールアーカイブという文字を見かけることがあります。日常的にメールを使用している上で必要に駆られることがある人はそれほど多くないものの、意味を理解しておくと有用な活用場面があることに気づく人もいるに違いありません。メールアーカイブとはメールをアーカイブする機能であり、アーカイブとは保管を意味しています。書類の保管が必要になるケースは多いものの、その書類としてメールを利用することもできるケースが多くなってきました。そのための重要な証拠書類となるメールは長期間にわたって保管しなければならないという事情が生じてきています。その管理方法の一つとして利用できるのがメールアーカイブです。保管しなければならないメールが多いとそれだけでメールボックスがいっぱいになってしまいがちですが、保管すれば良いだけのメールをアーカイブすることによって別に保管しておくことができるようになります。メールボックス上からは見えないようになってしまうため、メールの取り扱いをする上で注意を払う必要がなくなり、効率的にメールを利用していくことができるようになるのがメールアーカイブの特徴です。

メールアーカイブの機能と類似していて誤解を生んでしまいがちなのが削除とバックアップです。これらとは本質も実質も異なることは理解しておく必要があります。メールボックス上から見た目の上で消えてしまうのはメールアーカイブも削除も同じです。しかし、メールを削除するとそれは二度と復元することはできませんが、アーカイブの場合には復元することも参照することもできます。これはメールを別に保管してあるからであって、サーバーやディスク上から消去されてしまってはいないからです。メールが本当にいらないものである場合には削除を使用するのが適切になります。一方、別に保管してあるという見方をするとバックアップとの混同が起こり得るでしょう。メールアーカイブの意味はあくまで別に保管することによってメールボックス上から見た目では消してしまうことがであるため、バックアップとは本質が違います。バックアップのように別のサーバーやディスクに保管するわけではないことから、サーバーやディスクからデータが取り出せない状況になってしまうとメールアーカイブをしてあっても意味がありません。そのため、貴重なデータはバックアップをとる必要があるのです。こういった類似機能との違いを理解しておくことでアーカイブを間違いなく活用することができるようになります。

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