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簡単にわかるメールアーカイブの仕組み

メールボックスにメールが溜まってきてしまうとだんだんとメールを探すのも大変になってきてしまい、メールボックスを開くのにも時間がかかるようになります。快適にメールソフトを利用していくには整理をすることが必要であり、そのときに役立つ機能としてメールアーカイブを知っておくと良いでしょう。アーカイブとは保管するという意味があり、これから必要になるかもしれないメールを大切に保管しておきたいというときに使うのが目的とされている機能です。どんな書類も保管するということになるとあまり目を通すことがなくなってしまい、書庫や書棚の普段は使用しないところに置いておくことになるでしょう。しかし、いざというときに必要になる場合があるからこそ保管をしておくというのが一般的です。これを同じことをメールで行えるのがメールアーカイブであり、大切なメールを保管することができる機能として覚えておくと良いでしょう。その仕組みは単純であり、アーカイブしたいメールを選ぶことによって、そのメールがメールボックスから見えない状態にするというものです。メール自体はそのメールボックスにあったものとして残されているものの、表示しないことで保管を達成しています。

コンピューターレベルから見たメールアーカイブの仕組みと特徴も知っておくと良いでしょう。メールアーカイブを行うことによってそのメールに対して行われる処理はメールソフトによって若干の違いはあります。しかし、共通しているのはメールボックスを参照したときに表示させないようにするということです。アーカイブするかしないかを一つ一つチェックしていると表示に時間がかかってしまうことになるため、アーカイブすることにしたメールはメールソフト内では別枠で管理されることが多く、保存ファイルの中で区別が行われていたり、別ファイルとして保存されたりするようになっています。このため、メールボックスにメールが溢れているような状況ではメールの数をただ減らせるだけでなく、表示にかかる速度も向上させることができるのです。また、このようにして保管する仕組みであることから、アーカイブにしたメールは元に戻すことができます。その点で削除とは異なるのです。また、別のフォルダに管理するのとも異なり、原則として表示されないことからうっかり削除してしまうリスクもなくなります。また、もともとどこのフォルダに入っていたのかという情報も残るのもメールアーカイブの仕組みから必然の特徴となっています。

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